Otomatisasi Proses Bisnis (BPA) vs. Otomatisasi Proses Robot (RPA)

Bisnis dapat beroperasi lebih efektif dan akurat berkat otomatisasi, yang merupakan instrumen ampuh. Dengan menggabungkan teknologi hiper-otomatisasi dan prosedur operasional yang lebih baik, Gartner memperkirakan bahwa perusahaan akan mengurangi biaya operasional sebesar 30% pada tahun 2024. Namun saat Anda menempuh jalur otomatisasi, pada akhirnya Anda akan sampai pada persimpangan jalan di mana Anda harus memilih antara otomatisasi proses bisnis dan otomatisasi proses robot. Meskipun digunakan secara bergantian, ada beberapa perbedaan signifikan antara BPA dan RPA. Artikel ini membahas persamaan dan perbedaan antara RPA dan BPA secara lebih rinci.

20 Perusahaan Pengembangan RPA Teratas di AS

RPA (Robotic Process Automation) dan BPA (Business Process Automation) adalah dua teknologi yang dapat membantu organisasi menyederhanakan operasi mereka dan meningkatkan efisiensi. Berikut daftar 10 perbedaan antara RPA dan BPA:

Definisi: RPA mengacu pada penggunaan bot perangkat lunak untuk mengotomatiskan tugas yang berulang dan berbasis aturan, sedangkan BPA mencakup lebih banyak teknologi dan teknik yang digunakan untuk mengotomatisasi proses bisnis.
Cakupan: RPA biasanya berfokus pada otomatisasi tugas individu dalam suatu proses, sedangkan BPA bertujuan untuk mengoptimalkan keseluruhan proses secara end-to-end.
Organisasi: RPA dapat diimplementasikan dengan relatif cepat dan dengan gangguan minimal terhadap sistem yang ada, sementara BPA sering kali memerlukan perubahan signifikan pada proses dan sistem.
keluwesan: RPA sangat fleksibel karena dapat dengan mudah dikonfigurasi untuk melakukan berbagai tugas. BPA kurang fleksibel karena memerlukan perencanaan yang lebih ekstensif dan desain ulang proses.
Biaya: RPA bisa lebih murah untuk diterapkan dibandingkan BPA, karena tidak memerlukan perubahan besar pada proses atau sistem.
pemeliharaan: RPA memerlukan lebih sedikit pemeliharaan dibandingkan BPA, karena tidak melibatkan desain ulang proses yang rumit.
Keterlibatan manusia: RPA dapat beroperasi secara independen tanpa campur tangan manusia, sedangkan BPA sering kali memerlukan keterlibatan manusia untuk memulai dan memantau proses.
Menangani kesalahan: RPA dapat menangani kesalahan dan pengecualian melalui aturan yang telah diprogram sebelumnya, sedangkan BPA memerlukan kemampuan penanganan kesalahan yang lebih canggih.
integrasi: RPA dapat dengan mudah diintegrasikan dengan berbagai sistem, sedangkan BPA mungkin memerlukan integrasi yang lebih luas dengan sistem yang sudah ada.
Gunakan kasus: RPA sangat cocok untuk tugas yang berulang, berbasis aturan, dan intensif data, sedangkan BPA lebih cocok untuk mengoptimalkan proses bisnis yang kompleks dan menyeluruh.

#	Perbandingan	RPA (Otomasi Proses Robot)	BPA (Otomasi Proses Bisnis)
1	Definisi	Otomatisasi tugas yang berulang dan berdasarkan aturan menggunakan bot perangkat lunak	Berbagai macam teknologi dan teknik yang digunakan untuk mengotomatisasi proses bisnis
2	Cakupan	Tugas individu dalam suatu proses	Seluruh proses dari ujung ke ujung
3	Organisasi	Gangguan cepat dan minimal	Perubahan signifikan pada proses dan sistem
4	keluwesan	Sangat fleksibel	Kurang fleksibel, memerlukan perencanaan yang lebih ekstensif dan desain ulang proses
5	Biaya	Lebih murah	Lebih mahal
6	pemeliharaan	Lebih sedikit perawatan	Diperlukan lebih banyak perawatan
7	Keterlibatan manusia	Independen dari campur tangan manusia	Memerlukan keterlibatan manusia untuk memulai dan memantau proses
8	Menangani kesalahan	Aturan yang telah diprogram sebelumnya	Memerlukan kemampuan penanganan kesalahan yang lebih canggih
9	integrasi	Mudah diintegrasikan dengan berbagai sistem	Membutuhkan integrasi yang lebih luas dengan sistem yang ada
10	Gunakan kasus	Tugas yang berulang, berdasarkan aturan, dan intensif data	Mengoptimalkan proses bisnis yang kompleks dan end-to-end

RPA vs BPA

Apakah RPA itu?

Otomatisasi proses robotik (RPA) adalah sejenis teknologi otomasi di mana robot perangkat lunak berinteraksi dan berkomunikasi dengan aplikasi dan sistem perusahaan untuk mengotomatisasi proses dan meringankan beban kerja pekerja manusia. Pikirkan itu GUI otomatisasi, atau otomatisasi pada tingkat antarmuka pengguna. Dengan RPA, robot perangkat lunak yang kuat berkomunikasi dengan sistem dan aplikasi perusahaan Anda dengan cara yang sama seperti yang dilakukan pengguna manusia. Dengan RPA, Anda dapat mengotomatiskan proses manual yang menyita waktu Anda sehingga Anda dapat berkonsentrasi pada tugas strategis yang paling menguntungkan perusahaan Anda.

Pertimbangkan prosedur yang diikuti oleh agen call center. Saat konsumen menelepon, perwakilan harus mendapatkan data yang diperlukan. Saat agen kesulitan menemukan file pelanggan di file mereka Sistem CRM dan kemudian mencari riwayat pesanan di dalamnya SIstem ERP, dialognya penuh dengan “umms” dan “one sec.” Selain jeda percakapan yang tidak menyenangkan, hal ini menyita waktu berharga konsumen dan agen.

Namun, RPA memungkinkan agen untuk fokus hanya pada memberikan layanan pelanggan yang sangat baik. Kini, ketika ada panggilan masuk, agen dapat berkonsentrasi pada kebutuhan pelanggan sementara perangkat lunak bekerja secara otomatis dan cepat mengakses berbagai sistem untuk memproses data yang mereka inginkan. menghemat waktu pelanggan sehingga mereka dapat melanjutkan aktivitas sehari-hari dan memberikan agen lebih banyak waktu untuk fokus membantu konsumen baru.

Keuntungan RPA

Ada banyak keuntungan menerapkan RPA untuk bisnis atau perangkat lunak Anda. Ini terdiri dari

Akselerasi alur kerja:

Otomatisasi memastikan tim Anda tidak menghabiskan waktu untuk tugas-tugas rutin dan mudah. Anda dapat mempercepat seluruh alur kerja Anda dengan mencurahkan tenaga ekstra untuk tugas-tugas yang lebih sulit.

Pengurangan kesalahan:

RPA menurunkan keterlibatan manusia dalam tugas tertentu. Hal ini menunjukkan bahwa otomatisasi menyelesaikan tugas dengan tepat dan konsisten setiap kali digunakan.

Pengurangan biaya:

Karena beberapa pekerjaan, seperti entri data atau bahkan dukungan pelanggan, memakan banyak waktu, banyak pemilik bisnis harus melibatkan anggota tim kedua untuk melakukannya. RPA menghilangkan hal ini dan menjamin pengurangan biaya sepenuhnya.

Saat menggunakan RPA, ini adalah pilihan yang sangat baik untuk

tugas yang sederhana, mudah dipahami, dan berdasarkan aturan.
tugas-tugas yang membutuhkan data yang terorganisir dan andal.
RPA tidak direkomendasikan untuk:
tugas di mana terdapat banyak data atau variasi prosedural.
tugas yang sering berubah karena setiap perubahan memerlukan lebih banyak pengkodean.
meningkatkan seluruh proses.
prosedur koordinasi.

Apa itu BPA?

Otomatisasi proses bisnis (BPA) mengotomatiskan tugas berulang yang memakan waktu bagi bisnis Anda, seperti transfer file, pembuatan laporan, dan ekstraksi data dari sumber tidak terstruktur, dari satu lokasi terpusat. Jika Anda ingin mengotomatiskan bisnis Anda, mulailah dengan mengotomatiskan proses tertentu seperti web scraping atau screen scraping, namun jangan berhenti di situ. “Proses” adalah rahasia BPA.

Setiap tahap dalam proses secara otomatis dipicu oleh tahap berikutnya ketika perangkat lunak BPA digunakan, dan alih-alih hanya mengotomatiskan satu tugas, Anda dapat merancang seluruh alur kerja untuk fungsi-fungsi penting perusahaan Anda. Pertimbangkan berbagai prosedur yang harus diikuti oleh departemen sumber daya manusia Anda. Mempekerjakan pekerja baru itu bagus, tapi Anda departemen SDM akan cepat kewalahan dengan dokumen dan aktivitas yang memakan waktu dan melintasi banyak departemen dan aplikasi. Aplikasi harus dilengkapi, dan berbagai formulir harus diisi dan dikonfirmasi.

Untuk menghemat waktu, perkenalkan otomatisasi proses bisnis. Sekarang, ketika seorang karyawan baru dipekerjakan, sebuah email berisi informasi yang diperlukan akan dikirimkan, dan perangkat lunak BPA Anda mengumpulkan data dan langsung membuat akun pengguna dan kata sandi di Direktori Aktif dan aplikasi penting lainnya. Manajer perekrutan kemudian akan menerima informasi ini untuk membantu karyawan baru memulai. Akan ada lebih sedikit birokrasi dan kerepotan, sehingga memberi staf HR Anda lebih banyak waktu untuk berkonsentrasi dalam merekrut talenta terbaik.

Keunggulan BPA:

Terlepas dari kenyataan bahwa BPA memiliki banyak keunggulan, RPA biasanya merupakan pilihan terbaik bagi orang-orang yang tertarik dengan penawaran Ranorex. Hal ini karena, tidak seperti RPA, BPA memerlukan penyelidikan yang lebih menyeluruh terhadap masalah yang kompleks, sehingga kurang cocok untuk mengotomatisasi operasi tertentu.

Otomatisasi proses lengkap:

Hal ini dimungkinkan berkat penggunaan BPA, yang mengotomatiskan operasi yang lebih besar dan rumit. Hal ini memungkinkan Anda berkonsentrasi pada otomatisasi alur kerja yang komprehensif.

Penggunaan waktu yang lebih efisien:

Tim Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk mengerjakan proyek lain yang mungkin memerlukan kreativitas atau inovasi jika alur kerjanya otomatis. Hasilnya, karyawan Anda akan menggunakan waktu mereka dengan lebih efisien.

Efektivitas dan konsistensi yang lebih besar dalam standardisasi:

Ketika bekerja dalam tim, standardisasi dapat menjadi tantangan karena beberapa anggota tim mungkin percaya bahwa metode mereka lebih unggul. Dengan mengotomatisasi, Anda menghilangkan potensi varians ini dan menjamin keseragaman total di mana pun.

Mengurangi kemungkinan kesalahan:

Otomatisasi memastikan bahwa proses apa pun yang diotomatisasi bebas dari kesalahan dan kebal terhadap kesalahan manusia. Menurunkan volume pekerjaan yang memerlukan kendali manajerial memberi Anda ketenangan pikiran.

Kapan menggunakan BPA

mencapai tujuan yang sulit seperti meningkatkan pengalaman pengguna, mengurangi tingkat kesalahan, atau mengatur proses
mengoptimalkan prosedur seperti manajemen kasus dan permintaan layanan yang memiliki hasil berbeda
mengotomatiskan perubahan pekerjaan atau alur kerja secara rutin.
mengotomatiskan prosedur rumit seperti orientasi atau pengadaan karyawan
memasok pengguna korporat dengan kemampuan otomatisasi kode rendah.

BPA tidak dianjurkan untuk:

mengotomatiskan tugas-tugas terpisah dan mandiri

Otomatisasi Proses Bisnis vs Otomatisasi Proses Robotik

Robot perangkat lunak dapat mengambil alih dua tugas yang saat ini membutuhkan manusia, termasuk entri data dan transmisi file. Orang-orang ini mampu mengisi formulir, melakukan analisis rutin, dan membuat laporan. Dengan menggunakan model pembelajaran mesin yang canggih, robot dapat diajarkan kemampuan kognitif termasuk memahami bahasa, berkomunikasi, dan memproses data tidak terstruktur.

Manusia dapat berkonsentrasi pada bakat utama mereka, seperti inovasi, kerja sama, produksi, dan layanan pelanggan, dengan mengotomatiskan operasi berulang dan bervolume tinggi. Dunia usaha mendapat manfaat dari produktivitas, efisiensi, dan kelincahan yang lebih besar. Dalam kaitannya dengan bagaimana pekerjaan akan dilakukan di masa depan, RPA tidak bisa dihindari.

Tujuan BPA dan RPA adalah otomatisasi proses bisnis. Selama fase awal RPA, BPA adalah pihak pertama yang memberikan kemampuan ini kepada kliennya. Perbedaan utama antara BPA dan RPA adalah integrasi, proses, dan biaya.

RPA memiliki kemampuan untuk mengotomatiskan tugas-tugas rutin dan manual di perusahaan besar sebagai pendekatan taktis terhadap otomatisasi skala besar. Mereka bekerja sama dengan baik dan dapat menjadi bagian dari upaya modernisasi yang lebih besar yang didorong oleh kebutuhan dan keuntungan finansial. Efisiensi dan produktivitas proses bisnis dapat ditingkatkan dengan RPA dan BPA. Sebaliknya, kedua bisnis tersebut mengandalkan serangkaian prosedur otomatis.

Bot RPA desktop dapat mengeksploitasi antarmuka pengguna saat ini untuk melakukan tugas yang mirip manusia seperti menyalin dan menempel, memindahkan file, dan mengirim email. Bot mereplikasi seluruh proses tanpa bantuan manusia. Meskipun tidak banyak contoh bot cerdas, sebagian besar dari mereka masih kekurangan tingkat kecanggihan ini. Bot sering kali menggunakan teknik yang dikenal sebagai screen scraping untuk mengumpulkan data dari formulir online.

Sebaliknya, BPA mempersulit pembuatan alur kerja yang menggabungkan beragam sistem sambil menggunakan paradigma pemrosesan konvensional. Untuk berbagi dan mengekstrak data, sistem ini memerlukan API dan akses database. Dibutuhkan dukungan pengkodean dan pengembangan untuk menyelesaikan tugas ini dengan cepat dan efektif. RPA memberi komputer kemampuan untuk merekam, mempelajari, dan melaksanakan tugas secara mandiri. Penggunaan API tidak diperlukan untuk RPA.

Hasilnya, integrasi menggunakan BPA mendekati masalah ini secara lebih rinci. Adalah menguntungkan untuk menyederhanakan prosedur pengambilan keputusan perusahaan. Tujuan utama RPA adalah untuk mengotomatisasi proses manusia yang melelahkan. RPA tidak berdampak pada operasional bisnis reguler karena kompatibel dengan perangkat lunak BPA yang sudah diterapkan, seperti CRM dan ERP.

Jendela obrolan di website merupakan salah satu penerapan RPA di CRM. Jika Anda mau, saya dapat mengotomatiskan jendela obrolan Anda.

Bot ini mentransfer data yang mereka kumpulkan ke pekerja manusia yang berhubungan langsung dengan pelanggan. Dalam otomatisasi pengadaan, bot sering kali digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan yang biasanya diselesaikan oleh manusia, seperti mengisi formulir, menganalisis email, dan membuat formulir khusus vendor.

BPA juga sedikit invasif dalam hal integrasi. Sebuah sistem baru dapat dibangun dengan menggantinya dengan unit mandiri dan menjalankan perangkat lunaknya. Sebuah sistem tunggal menghubungkan setiap divisi BPA, menyederhanakan dan mengotomatiskan seluruh proses. BPA bertugas memastikan semuanya berjalan lancar.

Apa perbedaan antara RPA dan BPA?

OTOMATISASI PROSES ROBOTIKA (RPA)	OTOMATISASI PROSES BISNIS (BPA)
RPA memanfaatkan perangkat lunak.	Alat manajemen TI baru dari BPA berfokus pada pengelolaan sistem komputer yang cukup besar sebagai satu kesatuan.
Perangkat lunak yang membuat bot yang mengoptimalkan proses atau tugas tertentu	bekerja untuk meningkatkan sistem bisnis untuk kinerja puncak
Otomatisasi hanya berlaku untuk pekerjaan atau proses tertentu.	Secara umum, otomatisasi terjadi di seluruh bisnis.
RPA membantu menghilangkan pekerjaan yang seharusnya dilakukan robot.	BPA membantu mengembangkan jawabannya dengan memulai dari bawah dan melanjutkan ke permasalahannya.
Tanpa pemahaman yang mendalam, RPA bisa langsung memberikan solusi terhadap permasalahan yang dikemukakan.	BPA menuntut informasi yang komprehensif untuk memberikan solusi.
RPA tidak bersifat end-to-end dan dapat digunakan bersama dengan program lain, seperti BPA.	BPA menggunakan metodologi end-to-end dan tidak dapat diterapkan bersamaan dengan aplikasi lain.
Bot RPA biasanya terhubung ke desktop pengguna saat ini dan melakukan aktivitas yang menyerupai perilaku manusia.	Dalam contoh BPA, ia menganut model pemrosesan tunggal yang kemudian diterapkan pada berbagai sistem.

Kesimpulan

RPA adalah pendekatan taktis yang bekerja dengan baik untuk mengotomatisasi pekerjaan tertentu, terutama pekerjaan yang sangat mirip dengan kinerja manusia (seperti tugas yang diselesaikan menggunakan keyboard). RPA bekerja paling baik pada pekerjaan yang tidak sering berubah dan tidak mengalami banyak variasi dalam cara pelaksanaannya sehari-hari. Penting untuk dicatat bahwa RPA hanya menambahkan otomatisasi pada pekerjaan dan proses dalam kondisi saat ini, bukan mengoptimalkannya.

BPA adalah alat taktis yang digunakan perusahaan untuk memodelkan proses, mengotomatiskan operasi, dan mengoordinasikan alur kerja di seluruh organisasi. Perangkat lunak BPA berinteraksi dengan tumpukan teknologi saat ini dan menawarkan fungsi tambahan seperti analisis data dan kolaborasi. BPA masuk akal untuk bisnis yang sering mengubah atau memperbarui prosedur. BPA sangat cocok untuk perusahaan yang tujuannya mencakup namun tidak terbatas pada — otomatisasi.

Teknologi RPA dan BPA umumnya digunakan oleh bisnis untuk mengotomatisasi dan meningkatkan proses mereka. Sebagai bagian dari inisiatif hiper-otomatisasi atau transformasi digital yang lebih besar, kedua teknologi yang saling melengkapi ini sering kali digabungkan.