Cara Efektif Mengatasi Kekurangan Staf dalam suatu Organisasi

Biro Statistik Tenaga Kerja AS mengumumkan bahwa 4.2 juta orang Amerika meninggalkan pekerjaan mereka, tertinggi sejak tahun 2000, dan 1.4 juta orang lainnya diberhentikan dan diberhentikan dari pekerjaan mereka.

Tingkat pengurangan karyawan yang tinggi dalam sejarah telah mengakibatkan krisis kepegawaian yang tidak ada habisnya bagi dunia usaha, yang berdampak negatif terhadap pertumbuhan, profitabilitas, dan indikator-indikator lainnya. Namun, penyebab kekurangan staf juga bisa disebabkan oleh keterbatasan anggaran, ketidakhadiran karyawan yang terjadwal atau tidak terencana, dan lain-lain.

Akibatnya, angkatan kerja yang ada harus memikul beban kerja ekstra, yang tidak berkelanjutan dalam jangka panjang. Hal ini menyebabkan kelelahan karyawan, kualitas proyek yang terganggu, dll. Oleh karena itu, organisasi harus mengelola masalah kekurangan staf dengan tepat untuk menjaga efisiensi dan produktivitas.

Artikel ini menyoroti beberapa cara efektif untuk mengelola masalah kekurangan staf dalam suatu organisasi dan caranya selamatperangkat lunak manajemen sumber daya dapat membantu menyederhanakannya.

Jadi, mari kita mulai – 

1. Bagaimana dampak kekurangan staf terhadap organisasi? 

Organisasi yang kekurangan staf sering kali mengalami penurunan tajam dalam beberapa metrik seperti kapasitas produksi, produktivitas karyawan, waktu penyelesaian, dan profitabilitas. Hal ini karena mereka tidak akan mampu memenuhi beban kerja standar dan mungkin menggunakan karyawan mereka secara berlebihan dengan mengalokasikan pekerjaan ekstra untuk memenuhi persyaratan proyek. Hal ini menyebabkan kelelahan fisik, stres, dan kelelahan, yang mengakibatkan berkurangnya produktivitas. 

Selain itu, karena beban kerja tambahan, karyawan mungkin melewatkan tenggat waktu atau gagal menghasilkan produk berkualitas. Jika situasi ini terus berlanjut dalam jangka waktu yang lama, mereka mungkin akan kehilangan minat terhadap pekerjaannya dan akhirnya mengundurkan diri. Tingkat keluar masuk yang tinggi merugikan perusahaan karena hal ini menimbulkan biaya keluar langsung ketika seorang karyawan keluar dan mengeluarkan biaya tambahan untuk merekrut dan melatih pekerja baru.

Penurunan jumlah angkatan kerja yang ada secara tiba-tiba dapat memperburuk masalah kekurangan staf. Selain itu, pergantian karyawan yang tinggi di tempat kerja yang sudah kekurangan staf dapat menghentikan operasi dalam kondisi ekstrem, sehingga merugikan reputasi dan nilai pasar perusahaan.

Kini setelah konsekuensi kekurangan staf sudah jelas, inilah yang dapat Anda lakukan.

2. Cara-cara untuk mengelola masalah kekurangan staf 

Kekurangan staf dapat secara signifikan mengurangi efisiensi organisasi, sehingga mempengaruhi laba dan laba perusahaan. Namun kita dapat memerangi beberapa dampaknya dengan tindakan yang tepat. Begini caranya: 

2.1. Prioritaskan proyek berdasarkan tujuan strategis 

Ketika sumber daya perusahaan terbatas, penting untuk memprioritaskan proyek bernilai tambah yang menjanjikan ROI lebih tinggi. Misalnya, jika suatu organisasi mempunyai beberapa proyek yang sedang berjalan namun sumber daya yang dikerjakan terbatas, proyek yang paling penting mungkin akan diprioritaskan.  

Hal ini memungkinkan manajer untuk mengalokasikan sumber daya mereka yang terbatas pada proyek yang sesuai dan meningkatkan margin pendapatan. Selain itu, memprioritaskan proyek membantu mereka mencapai tujuan finansial dan strategis jangka panjang dengan tenaga kerja yang terbatas.

2.2. Perkirakan kebutuhan sumber daya untuk setiap proyek

Memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan sebelum memulai sebuah proyek sangat penting terutama ketika sumber daya tersebut langka. Kegagalan untuk menilai persyaratan proyek secara akurat dan keterampilan yang diperlukan akan mengakibatkan produktivitas sumber daya yang tidak memadai, yang menyebabkan kualitas di bawah standar, ketidakpuasan klien, dan pembengkakan biaya. 

Ketika manajer proyek memperkirakan kebutuhan sumber daya terlebih dahulu, hal ini memberikan manajer sumber daya waktu yang cukup untuk mengidentifikasi dan mengalokasikan sumber daya. Hal ini juga akan membantu mereka menerapkan penanganan sumber daya seperti penimbunan kembali secara rotasi, pelatihan, dan lain-lain, untuk memitigasi kekurangan sumber daya. Hal ini memungkinkan manajer untuk menyelesaikan proyek berkualitas dengan ketersediaan sumber daya yang terbatas. 

2.3. Mengoptimalkan pemanfaatan yang menguntungkan dari setiap sumber daya

Ketika organisasi kekurangan staf, sumber daya cenderung digunakan secara berlebihan karena beban kerja yang berlebihan, sehingga menyebabkan stres dan kelelahan. Di sisi lain, ketika karyawan sering diminta untuk mengerjakan tugas-tugas yang tidak dapat ditagih, hal ini akan menyebabkan rendahnya semangat kerja dan pelepasan diri.   

Dengan menerapkan metode pengoptimalan sumber daya, manajer dapat memastikan distribusi beban kerja yang seragam dari sumber daya yang digunakan secara berlebihan. Mereka juga dapat memobilisasi sumber daya yang kurang dimanfaatkan dari proyek yang tidak dapat ditagih menjadi proyek yang dapat ditagih untuk meningkatkan keuntungan finansial. Hal ini akan meningkatkan kinerja, meningkatkan produktivitas, meningkatkan perolehan pendapatan, dan mencegah kebosanan atau pelepasan diri. 

2.4. Terapkan strategi rotasi keluar/pengisian ulang selama inisiasi proyek 

Ketika sebuah proyek memerlukan sumber daya penting untuk menyelesaikan suatu tugas, namun sumber daya tersebut sudah dipesan, mungkin akan sulit untuk mengisi posisi-posisi ini dalam waktu singkat. Untuk membantu mengisi kesenjangan ini, manajer sumber daya dapat menggunakan strategi out-rotation dan backfill. Hal ini terjadi hanya setelah menentukan apakah proyek telah mencapai kondisi stabil dimana kekurangan sumber daya penting tidak akan berdampak negatif terhadap proyek tersebut.

Manajer sumber daya bernegosiasi dengan manajer proyek terkait untuk merotasi sumber daya penting untuk proyek baru, dan timbunan ulang yang sesuai ditugaskan ke lowongan tersebut. Hal ini memungkinkan proyek baru untuk memperoleh spesialisasi yang diperlukan keterampilan tanpa mengganggu yang sudah ada. Selain itu, hal ini memastikan bahwa kedua tuntutan proyek terpenuhi tanpa hambatan atau risiko meskipun sumber daya terbatas.

2.5. Bagikan sumber daya melintasi batas matriks

Organisasi perlu memanfaatkan potensi maksimal dari sumber daya yang ada untuk memastikan kualitas proyek. Namun, hal ini dapat menjadi tantangan ketika organisasi bekerja dengan sumber daya manusia yang terbatas. Salah satu cara yang efektif untuk melakukan hal tersebut adalah dengan menerapkan kolaborasi lintas departemen. Strategi ini memungkinkan karyawan untuk mengerjakan proyek yang tidak berada di bawah departemennya masing-masing namun tetap membutuhkan bakatnya.  

Hal ini memungkinkan karyawan untuk mendiversifikasi portofolio dan keahlian mereka sambil memberikan peluang pembelajaran baru. Selain itu, ketika karyawan berkomunikasi dan berbagi pengetahuan dan pengalaman, hal itu akan membantu mereka belajar dan berkembang. Dengan cara ini, bisnis dapat dengan cerdas memanfaatkan tenaga kerja yang ada, menyelesaikan proyek dengan sukses, dan meningkatkan efisiensi.

2.6. Berinvestasi dalam program pengembangan multi-keterampilan 

Salah satu cara paling efektif untuk meningkatkan efisiensi ketika kekurangan staf adalah dengan melakukan program pengembangan multi-keterampilan. Misalnya, jika suatu tugas memerlukan sumber daya dengan kompetensi dalam dua keterampilan terpisah, multi-keterampilan memastikan bahwa alih-alih menggunakan dua orang yang berbeda, hanya satu orang yang akan diperlengkapi untuk melaksanakan tugas tersebut.  

Banyak karyawan yang mahir dalam melakukan berbagai tugas yang menuntut beragam kompetensi. Hasilnya, organisasi dapat memanfaatkan sumber daya ini dan mengasah keterampilan mereka untuk mengalokasikannya ke berbagai proyek. Dengan demikian, organisasi tidak akan kehilangan peluang baru dan menjaga efisiensi bahkan dengan sumber daya yang lebih kecil.

2.7. Memanfaatkan sumber daya kontingen untuk kebutuhan jangka pendek

Ketika proyek jangka pendek memerlukan sumber daya khusus yang saat ini tidak tersedia dalam kumpulan personel organisasi, mempekerjakan sumber daya darurat dapat membantu menyelesaikan pekerjaan. Organisasi dapat memperoleh pekerja tidak tetap seperti pekerja lepas atau kontraktor melalui vendor yang didukung, terutama jika hal ini hanya diperlukan satu kali saja.

Dengan cara ini, mereka dapat menghindari biaya tambahan untuk mempekerjakan karyawan tetap atau kehilangan kesempatan sama sekali. Ini juga akan mengurangi waktu pelatihan, meminimalkan siklus perekrutan dan pemecatan yang tidak perlu, membantu membentuk campuran yang tepat antara staf tetap dan tidak tetap, dan meningkatkan keseluruhan efisiensi bisnis

Mari kita lihat bagaimana alat pengelolaan sumber daya secara efektif mengatasi kekurangan tenaga kerja.   

3. Bagaimana alat manajemen sumber daya tingkat lanjut dapat membantu mengelola kekurangan staf di suatu organisasi?

Perangkat lunak manajemen sumber daya Saviom, dengan visibilitas real-time terpusat, memungkinkan organisasi mengelola kekurangan staf di organisasi secara efektif.  

• Fitur perkiraan sumber daya dapat mengidentifikasi permintaan sumber daya sebelumnya. Hal ini akan memungkinkan seseorang untuk mengambil langkah-langkah yang tepat untuk menjembatani kesenjangan permintaan vs. kapasitas dan membantu mengurangi kendala sumber daya di masa depan dan menyederhanakan alokasi sumber daya.
• Laporan Perkiraan vs. Aktual membantu mengidentifikasi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dibandingkan dengan perkiraan waktu. Dengan demikian, manajer dapat mengevaluasi apakah sumber daya membutuhkan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan suatu tugas daripada yang diantisipasi, terutama ketika sumber daya terbatas atau jika ada anggaran yang berlebihan, dan mengambil tindakan perbaikan untuk menjamin kelangsungan proyek.
• Laporan pemanfaatan dan peta panas berkode warna memungkinkan manajer menentukan apakah sumber daya mereka yang terbatas telah dimanfaatkan secara berlebihan atau kurang. Oleh karena itu, mereka dapat menerapkan langkah-langkah yang tepat untuk mengoptimalkan alokasi.

Semua fitur manajemen sumber daya ini membantu mengatasi masalah kekurangan staf. 

4. Kesimpulan

Dalam lingkungan persaingan yang sangat ketat saat ini, sangatlah penting untuk mengambil langkah-langkah yang tepat untuk memastikan kelangsungan dan profitabilitas bisnis dalam jangka panjang. Bahkan jika organisasi Anda kekurangan staf, metode yang disebutkan di atas akan membuat Anda tetap bertahan dan memungkinkan Anda mempertahankan keunggulan kompetitif. Selain itu, jika dipadukan dengan perangkat lunak manajemen sumber daya yang tepat, kinerja dan efisiensi perusahaan Anda akan meningkat, sehingga mendorongnya ke tingkat kesuksesan yang lebih tinggi.