Pembaruan Tek

Pengingat SMS/Teks 101: Cara Menentukan Waktu & Frekuensi Penjadwalan Janji Temu Anda

Daftar Isi sembunyikan 1 Pentingnya Waktu dan Frekuensi Saat Menjadwalkan Janji 1.1 Membuat Tujuan 1.2 Harus Sesuai dengan...

Ditulis oleh Ashok Kumar · 3 min baca >
Cara Menentukan Waktu & Frekuensi

Waktu dan frekuensi pengingat janji temu sangat penting. Mengurangi ketidakhadiran pelanggan tetap menjadi salah satu hal penting bagi pelanggan dan penyedia layanan karena akan meningkatkan pendapatan mereka. Pengingat janji temu diperlukan untuk memastikan apakah janji temu yang dijadwalkan benar-benar terjadi atau tidak dan waktu serta frekuensinya akan membantu Anda mengimbangi pelanggan dan dengan demikian akan membantu mendapatkan pelanggan baru.  

Ponsel pintar telah berada di tangan semua orang dan tingkat kepemilikan ponsel saat ini telah meningkat sebesar 95% dimana hampir semua orang mengirim pesan dan SMS. Rata-rata, orang menerima lebih dari 80 pesan setiap hari dan memeriksa ponsel mereka berkali-kali. Jadi di sini kami memahami bahwa pelanggan selalu lebih memilih pesan teks pada awalnya. Metode SMS adalah metode baru untuk menjangkau masyarakat. Email juga bagus tetapi entah bagaimana beberapa email masuk ke dalam spam atau tidak dikenali. Terlepas dari semua ini, hal terpenting adalah bagaimana dan kapan Anda mengirim pesan ke pelanggan Anda. Beberapa poin mengenai hal ini akan kita lihat di bawah ini. 

Pentingnya Waktu dan Frekuensi Saat Menjadwalkan Janji 

Waktu adalah segalanya! Waktu dan frekuensi adalah kunci praktik terbaik dalam penjadwalan janji temu. 

  • Mengelola jadwal Anda dengan waktu akan membantu Anda menyelesaikan tugas tanpa terbebani dan juga membantu pelanggan Anda merespons dengan tepat. 
  • Jika kami tidak mengirimkan pengingat janji temu secara berkala maka pelanggan tidak akan punya waktu untuk mengonfirmasi janji temu, membatalkannya, atau menjadwalkan ulang. Menjadwalkan janji temu pada waktu yang tepat akan membantu mereka mengambil keputusan pada waktu yang tepat. 

Buat Tujuan

Uraikan tujuannya sebelum Anda mengirimkannya. Anda harus menghindari kekacauan di kotak teks pelanggan. Pilih waktu yang tepat di antara jam kerja untuk mengirimkan jadwal janji temu melalui pesan. Selain itu, semua peraturan dan regulasi bergantung pada klien Anda juga. Salah satu langkah penting yang harus diingat oleh setiap penjadwal janji temu adalah mereka harus mengirimkan janji temu 24 jam sebelum janji temu. Hal ini disebabkan oleh dua alasan:

  • Klien dapat membatalkan atau menjadwal ulang janji temu mereka dan waktu 24 jam itu akan sangat membantu mereka. 
  • Ini akan memberi Anda konteks tentang jam berapa sebaiknya mengirimkan pengingat. 

Selain pengingat 24 jam sebelumnya, salah satu manfaat terpenting yang dapat Anda berikan adalah mengirimkan pengingat lain satu jam sebelum janji temu yang akan membantu klien mengingat acara yang telah mereka tetapkan pengingat janji temunya. 

Ini Harus Sesuai dengan Kenyamanan Staf

Pesan pengingat yang Anda kirimkan jika memiliki CTA (ajakan bertindak) yang kuat terkait dengannya maka akan lebih baik untuk mengirimkannya setelah Anda yakin pada jam berapa staf Anda tersedia untuk memberikan tanggapan. Hal ini karena jika tim tidak dapat melakukan penjadwalan ulang, pembatalan, penjadwalan atau tindak lanjut maka tidak ada satupun yang akan diselesaikan hingga hari berikutnya. 

Gambar kredit Unsplash 

Tawarkan kepada Klien Anda Beberapa Tanggal dan Waktu Potensial

Anda dapat memberi pelanggan atau klien Anda berbagai tanggal, hari, dan waktu janji temu sejak awal. Namun harus dipertahankan sesuai dengan zona waktu atau waktu standar kontak tertentu. Jika Anda memberi mereka slot, itu akan membantu mereka memilih sesuai dengan waktunya. Anda dapat menyebutkan beberapa slot pagi seperti jam 10 pagi hingga 12 siang; beberapa slot di sore hari seperti jam 2 hingga 3; beberapa slot di malam hari seperti jam 7 malam hingga jam 8 malam. Jadwal seperti ini bisa Anda lihat pada saat vaksinasi Covid di industri kesehatan. Seiring dengan tanggalnya, Anda harus memberi mereka hari yang berbeda seperti awal pertengahan atau akhir minggu. Ini akan sangat fleksibel bagi klien Anda untuk memesan jadwal mereka dan bagi staf untuk mengirimi mereka teks pengingat untuk janji temu. 

Jangan Jadwalkan Janji Kembali ke Belakang 

Menjadwalkan janji temu berturut-turut bukanlah keputusan yang bijaksana, lebih baik memberikan jeda waktu di antara jadwal tersebut. Pasalnya, penjadwalan yang padat akan menambah pekerjaan di kalender sehingga menambah pekerjaan juga. Terkadang menjadi sulit untuk menyelesaikan semuanya dalam satu hari. Waktu penyangga akan membantu Anda menutupi janji temu yang tertunda atau terlambat. 

Kirim Pesan Tiga Hari Sebelumnya

Ketika SMS dikirim tiga minggu sebelum janji temu, respons pasien terhadap pesan pengingat menunjukkan tingkat konfirmasi. Strategi pengingat tiga minggu sebelumnya menciptakan tingkat konfirmasi yang tinggi. Namun, tingkat konfirmasi berkurang jika SMS dikirim satu minggu sebelum janji temu. 

Mari kita lihat bagaimana hal ini mempengaruhi berbagai industri seperti yang telah kita lihat faktor-faktornya.

1. Peduli Kesehatan 

Penjadwalan janji temu terbukti sangat sehat di industri kesehatan. Melalui hal ini mereka cenderung mengisi kekosongan dan membantu pasien menghindari ketidakhadiran. Selain itu, untuk pemesanan cepat, hal ini sangat penting. Ini menghemat waktu bagi pasien dan staf. Selain itu, di puskesmas juga diberikan slot waktu dan data sehingga pasien dapat datang sesuai waktu yang diinginkan. 

2. Rekrutmen & SDM

Tanpa sebuah penjadwal janji temu industri rekrutmen kosong. Kandidat membutuhkan pengingat dari waktu ke waktu. Jika penjadwalan tidak dilakukan pada waktu yang tepat, maka akan menimbulkan banyak ketidakhadiran. Jadwal otomatis akan menghasilkan banyak pendapatan. Meskipun mereka harus menghilangkan pengingat yang berulang-ulang. 

Kesimpulan

Dari artikel di atas, sekarang kita mengetahui betapa pentingnya waktu dan frekuensi dalam menjadwalkan janji temu. Waktu menyebabkan ketidakhadiran di segala bidang seperti perawatan kesehatan, sel rekrutmen, atau perusahaan lainnya. Frekuensi diperlukan untuk hari-hari yang ditentukan, menghilangkan pesan berulang-ulang dan mengirim SMS saat diperlukan. Kami juga mengetahui dampaknya terhadap industri tertentu. 

Ditulis oleh Ashok Kumar
CEO, Pendiri, Kepala Pemasaran di Make An App Like. Saya Penulis di OutlookIndia.com, KhaleejTimes, DeccanHerald. Hubungi saya untuk mempublikasikan konten Anda. Profil

Tinggalkan Balasan

Translate »