Bisnis

7 Langkah Penting untuk Proses Orientasi Karyawan Jarak Jauh

Daftar Isi sembunyikan 1 Apa yang dimaksud dengan Proses Remote Onboarding? 2 Pentingnya Proses Orientasi yang Terstruktur & Sukses 3...

Ditulis oleh Ashok Kumar · 4 min baca >
Proses Orientasi

Karyawan jarak jauh telah menjadi bagian penting dari angkatan kerja. Sesuai penelitian, program bekerja dari rumah meningkatkan kepuasan karyawan, mengurangi pengurangan karyawan, dan meningkatkan produktivitas. Lebih dari 80% karyawan menganggap bekerja dari fasilitas sebagai pekerjaan yang menyenangkan.

Ketika bisnis semakin mengadopsi manfaat dari tim jarak jauh, kebutuhan akan perencanaan dan pelaksanaan yang cermat daftar periksa orientasi karyawan jarak jauh tidak pernah lebih penting lagi. Meningkatkan tingkat retensi memerlukan orientasi yang efektif. 

Namun, banyak pekerja jarak jauh yang percaya bahwa perusahaan gagal dalam hal orientasi konvensional karena mereka terlalu menekankan dokumen. Pada artikel ini, kami akan memberikan panduan mendetail tentang proses orientasi jarak jauh. Ayo selami!

Apa itu Proses Orientasi Jarak Jauh?

Proses orientasi jarak jauh adalah serangkaian tugas dan praktik terstruktur yang digunakan bisnis untuk mengintegrasikan karyawan baru ke dalam angkatan kerja mereka dengan cepat. Ini mencakup berbagai topik, seperti pekerjaan administratif, pelatihan, orientasi, dan asimilasi budaya. 

Daftar periksa orientasi karyawan sangat penting dalam memprediksi apakah karyawan baru akan bertahan atau keluar. Hal ini mengarah pada program orientasi jarak jauh yang efektif yang meningkatkan produktivitas dan tingkat retensi sekaligus membantu karyawan baru merasa bahagia dan aman di posisi baru mereka. Panjang dan kompleksitasnya dapat berubah tergantung pada ukuran organisasi, sektor, dan kebutuhan uniknya. Tujuan utama dari prosedur orientasi adalah untuk:

  • Menyambut dan mengarahkan karyawan baru pada budaya, nilai, dan antisipasi perusahaan.
  • Pastikan karyawan baru memiliki alat, sumber daya, dan akses untuk menyelesaikan pekerjaan mereka secara efektif.
  • Memberikan pelatihan dan arahan untuk membantu pekerja jarak jauh memahami peran dan tanggung jawab mereka.
  • Menumbuhkan rasa memiliki dan perhatian dalam organisasi.

Pentingnya Proses Orientasi yang Terstruktur & Sukses

Proses orientasi yang kuat adalah investasi yang menguntungkan perusahaan dan profesional SDM dengan mendorong pengembangan berkelanjutan dan tim terdistribusi yang lebih produktif dan puas. Pengalaman orientasi karyawan yang terstruktur sangat penting karena beberapa alasan:

  • Integrasi yang Efisien

Orientasi jarak jauh membantu karyawan baru untuk berintegrasi ke dalam orientasi perusahaan dengan cepat, sehingga mengurangi waktu mereka untuk menjadi anggota tim yang produktif.

  • Kejelasan dan Harapan

Orientasi jarak jauh menetapkan ekspektasi, peran, dan tanggung jawab yang jelas, sehingga mengurangi kebingungan dan potensi kesalahpahaman. Hal ini akan menghasilkan pengembangan profesional karyawan masa depan.

  • Kepatuhan dan Pelatihan

Hal ini memastikan bahwa karyawan baru menerima pelatihan kepatuhan yang diperlukan dan belajar tentang misi perusahaan. Melatih karyawan kantor mengenai teknologi komunikasi, seperti perangkat lunak konferensi video untuk panggilan video.

  • Peningkatan Produktivitas

Orientasi yang efektif, termasuk penyediaan ebooks, mempercepat kurva pembelajaran, memungkinkan karyawan baru dan manajer perekrutan untuk berkontribusi lebih cepat dan positif, sehingga berdampak pada misi perusahaan.

Tantangan Orientasi Jarak Jauh dalam Keamanan Siber

55% perusahaan mengatakan bahwa orientasi adalah tantangan terbesar mereka sehubungan dengan pekerjaan jarak jauh dan tidak mendukung tunjangan karyawan.

Masing-masing tantangan berikut ini menggarisbawahi kompleksitas orientasi virtual dalam keamanan siber, di mana keamanan, kepatuhan, dan pengembangan keterampilan merupakan hal yang sangat penting.

  • Berbagi dokumen keamanan siber sensitif secara aman dengan karyawan baru tanpa risiko kebocoran data atau akses tidak sah. Karyawan baru harus melengkapi buku pegangan karyawan mereka dengan umpan balik karyawan.
  • Mengonfigurasi perangkat aman dan perangkat lunak konferensi video dari jarak jauh untuk memenuhi standar keamanan siber sekaligus memastikan karyawan baru di kantor memiliki alat untuk bekerja secara efektif.
  • Memberikan pelatihan keamanan siber lengkap kepada karyawan baru dari jarak jauh, termasuk latihan dan simulasi langsung, untuk mengedukasi karyawan baru tentang potensi ancaman dan praktik terbaik.
  • Pada minggu pertama, Anda harus memastikan manajer perekrutan dan karyawan baru memahami cara mengenali, melaporkan, dan merespons insiden keamanan siber secara efektif, bahkan ketika secara fisik terpisah dari anggota tim.
  • Mendefinisikan dan menerapkan kebijakan akses jarak jauh yang mengatasi potensi risiko keamanan yang terkait dengan berbagai lingkungan kerja jarak jauh, seperti intranet perusahaan publik.
  • Memperkuat pola orientasi jarak jauh di perusahaan, karena menanamkan nilai-nilai dan praktik keamanan pada tenaga kerja yang tersebar bisa jadi lebih menantang.

7 Langkah Menuju Proses Orientasi Karyawan Jarak Jauh yang Sukses

Membuat rencana orientasi karyawan jarak jauh yang terperinci yang mencakup saluran komunikasi yang jelas dan materi pelatihan yang komprehensif adalah langkah pertama yang penting dalam membangun proses orientasi karyawan jarak jauh yang sukses. Selama proses orientasi karyawan jarak jauh, sejarah perusahaan Anda dapat membangun fondasi yang kuat dengan melakukan transisi melalui langkah-langkah penting ini sesuai keinginan Anda.

Langkah 1: Membangun Infrastruktur Digital yang Solid

Sebelum menyambut perekrutan jarak jauh dalam beberapa minggu pertama, menyiapkan infrastruktur digital organisasi Anda untuk pekerjaan jarak jauh yang aman sangatlah penting. Hal ini termasuk menyiapkan koneksi jaringan pribadi virtual (VPN) yang kuat untuk melindungi transmisi data, menerapkan alat kolaborasi dan komunikasi berbasis cloud untuk pengalaman orientasi dan akses jarak jauh tanpa hambatan ke dokumen dan sumber daya penting, serta memverifikasi bahwa semua karyawan memiliki perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk bekerja. pekerjaan jarak jauh yang praktis. Fondasi digital yang kuat memfasilitasi produktivitas dan menjadi dasar langkah-langkah keamanan siber.

Langkah 2: Menyiapkan Otentikasi Multifaktor Untuk Karyawan Baru

Otentikasi multi-faktor (MFA) adalah langkah keamanan siber mendasar bagi karyawan baru yang memasuki lingkungan kerja jarak jauh. Ini meningkatkan keamanan dengan mewajibkan beberapa metode verifikasi sebelum memberikan akses.

Karyawan baru harus menyiapkan MFA untuk semua akun, termasuk email dan akses jarak jauh. Mendidik mereka tentang pentingnya dan penggunaan yang benar juga sama pentingnya. Pemantauan berkelanjutan atas penggunaan MFA memastikan kepatuhan dan perlindungan berkelanjutan terhadap data sensitif perusahaan.

Langkah 3: Pelatihan Keamanan Siber

Menurut sebuah penelitian terbaru, 80% dari organisasi telah melaporkan bahwa pelatihan kesadaran keamanan telah mengurangi kerentanan staf mereka terhadap serangan phishing. Meskipun pengurangan ini mungkin tidak terjadi secara instan, sesi pelatihan rutin telah terbukti mengurangi risiko serangan phishing dari 60% menjadi 10% dalam 12 bulan pertama.

Pelatihan keamanan siber sangat penting bagi pekerja jarak jauh baru untuk mengatasi ancaman dan protokol. Daftar periksa orientasi jarak jauh ini harus mencakup banyak topik, termasuk mengidentifikasi upaya phishing, mengenali malware, memperkenalkan profesional SDM, dan memahami dukungan yang tepat serta langkah-langkah perlindungan data.

Sesi online interaktif dan latihan langsung meningkatkan retensi dan penerapan praktis, seperti panggilan video. Selain itu, pembaruan materi pelatihan secara berkala untuk mengatasi ancaman yang muncul membuat karyawan departemen TI selalu mendapat informasi dan waspada terhadap risiko keamanan siber yang terus berkembang.

Langkah 4: Kontrol Akses dan Izin khusus peran

Menyesuaikan kontrol akses dan izin berdasarkan peran karyawan merupakan landasan keamanan siber yang efektif. Melalui kebijakan kontrol akses berbasis peran (RBAC), organisasi dapat memberikan akses dan hak istimewa dokumen perekrutan baru sesuai dengan tanggung jawab pekerjaan.

Meninjau pergantian karyawan secara berkala dan menyesuaikan izin seiring berkembangnya peran memastikan bahwa karyawan memiliki akses yang diperlukan sekaligus mencegah masuknya orang yang tidak berwenang dalam orientasi tradisional. Melakukan audit akses rutin akan meningkatkan kepatuhan, membantu menjaga lingkungan yang aman, dan menjadikan orientasi jarak jauh menyenangkan.

Langkah 5: Memastikan Saluran Komunikasi yang Aman

Komunikasi yang aman adalah kunci utama dalam melindungi informasi sensitif ketika karyawan jarak jauh berada di tempat yang berbeda. Mendorong aplikasi perpesanan terenkripsi dan alat konferensi video memperkuat kerahasiaan diskusi dan kolaborasi. 

Yang tidak kalah pentingnya adalah memberikan pedoman yang jelas untuk komunikasi email yang aman dan berbagi dokumen. Melatih karyawan virtual untuk mengenali dan segera melaporkan komunikasi mencurigakan menambah pertahanan ekstra terhadap ancaman dunia maya.

Langkah 6: Memperkenalkan Protokol Kerja Jarak Jauh dan Praktik Terbaik

Menetapkan protokol kerja jarak jauh sangat penting untuk menstandardisasi praktik keamanan di seluruh organisasi. Mengembangkan kebijakan komprehensif untuk pekerja jarak jauh yang mencakup keamanan data, penggunaan perangkat, dan pedoman akses jarak jauh adalah hal yang mendasar.

Mempromosikan praktik terbaik, seperti pembaruan perangkat lunak secara rutin, penggunaan Wi-Fi yang aman, dan prosedur pencadangan data yang tepat, memperkuat budaya kewaspadaan keamanan siber di kalangan karyawan jarak jauh. Protokol-protokol ini memastikan bahwa karyawan jarak jauh baru tetap proaktif dalam menjaga informasi sensitif.

Langkah 7: Audit Keamanan Reguler dan Putaran Umpan Balik

Audit keamanan reguler dan putaran umpan balik mempertahankan fokus berkelanjutan pada keamanan siber. Audit keamanan membantu mengidentifikasi kerentanan dan area yang memerlukan perbaikan dalam infrastruktur keamanan siber organisasi. Mendorong karyawan untuk segera melaporkan masalah dan insiden keamanan akan membangun budaya transparansi dan daya tanggap.

Membangun putaran umpan balik untuk mengumpulkan wawasan dari karyawan jarak jauh baru tentang pengalaman keamanan siber mereka akan memberikan masukan berharga untuk menyempurnakan dan meningkatkan langkah-langkah keamanan. Penilaian berkelanjutan ini penting untuk menjaga postur keamanan siber yang kuat.

Penutup

Tujuh langkah penting ini menjadi landasan dari daftar periksa orientasi karyawan jarak jauh yang dirancang dengan cermat dan menjunjung standar keamanan siber tertinggi. Menyesuaikan akses, mengamankan metode komunikasi, dan menerapkan protokol kerja jarak jauh adalah keunggulan strategi Anda, memastikan bahwa setiap karyawan jarak jauh beroperasi dalam batas keamanan siber yang kuat. Langkah-langkah ini sangat penting di era di mana rencana orientasi jarak jauh menjadi sebuah norma baru, yang membuka jalan menuju masa depan digital yang lebih aman dan produktif.

Ditulis oleh Ashok Kumar
CEO, Pendiri, Kepala Pemasaran di Make An App Like. Saya Penulis di OutlookIndia.com, KhaleejTimes, DeccanHerald. Hubungi saya untuk mempublikasikan konten Anda. Profil

Tinggalkan Balasan

Translate »