Pembaruan Tek

Masalah Manajemen Proyek | Tantangan & Solusi Manajemen Proyek

Kami telah menyusun daftar sembilan kesulitan manajemen proyek yang paling umum, serta saran tentang cara mengatasinya...

Ditulis oleh Ashok Kumar · 4 min baca >
Tantangan Manajemen Proyek

Bekerja dengan tim membutuhkan usaha dan keterampilan untuk menyumbangkan sesuatu yang bernilai. Menyelesaikan satu proyek disertai dengan banyak tantangan yang dapat membuat frustasi. Untungnya, terdapat peralatan dan perlengkapan yang dihasilkan oleh teknologi canggih, yang dapat diandalkan oleh organisasi saat ini. Hal ini tidak akan berhasil tanpa pengetahuan dan keterampilan setiap orang yang terlibat dalam proyek. 

Banyak organisasi masih menghadapi kesulitan, meskipun bekerja dengan tim dan semua alat yang canggih. Artikel ini akan menunjukkan berbagai tantangan yang mungkin dihadapi manajemen proyek beserta kemungkinan solusinya.

Cara Efektif Mengatasi Tantangan Manajemen Proyek

1. Kurang komunikasi 

Komunikasi memiliki peran besar dalam menyelesaikan suatu proyek. Namun, sebagian besar interaksi saat ini dilakukan dari jarak jauh dengan mengandalkan berbagai perangkat lunak. Hal ini membuat prosesnya menjadi lebih rumit sehingga mengakibatkan buruknya keterampilan manajemen. Beberapa agenda dapat diabaikan dan tidak didiskusikan secara gamblang di layar, sehingga dapat menyesatkan jalannya proyek.

Perusahaan cenderung segera memperkenalkan alat untuk memecahkan masalah. Namun, penting juga untuk memahami akar masalahnya sebelum mengambil tindakan. Ini harus selaras dengan jenis proyek yang Anda kerjakan agar tidak membuang waktu, tenaga, dan sumber daya. 

Manajemen tugas dapat membantu mengurangi komunikasi yang buruk saat menyelesaikan proyek. Ini melibatkan daftar hal yang harus dilakukan untuk mengatur dengan lebih baik apa yang perlu dilakukan dalam jangka waktu tertentu. Hal ini juga menguntungkan seluruh proses brainstorming. Akan lebih mudah untuk mendapatkan ide ketika segala sesuatunya berada pada tempatnya.

Pemimpin tim dapat menggunakan berbagai alat untuk mengembangkan rencana konkrit dan mengambil tindakan untuk melihat kemajuan dalam prosesnya.

Dalam hal manajemen proyek yang efektif, penggunaan SharePoint dapat membawa perubahan besar. SharePoint menawarkan platform terpusat yang memfasilitasi kolaborasi tanpa batas, berbagi dokumen, dan komunikasi transparan antar anggota tim. Dengan memanfaatkan fitur SharePoint, seperti pustaka dokumen dan daftar tugas, tim dapat meningkatkan produktivitas mereka, memastikan pengorganisasian yang lebih baik, dan mengatasi hambatan komunikasi. Menggunakan SharePoint untuk manajemen proyek memungkinkan tim untuk menyederhanakan alur kerja mereka, tetap selaras, dan mencapai hasil proyek yang sukses.

Selain itu, komunikasi adalah kunci untuk melanjutkan skema dan juga untuk menghindari kesalahpahaman dalam jangka waktu. 

2. Keterlibatan yang Buruk 

Bekerja sebagai tim memerlukan kontribusi Anda, tidak peduli seberapa besar atau kecilnya. Sebuah organisasi terdiri dari pemangku kepentingan, anggota, dan klien yang harus bertindak bersama untuk mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan. Orang-orang yang terlibat dalam bisnis semuanya bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan proyek. Ini adalah kerja sama tim, oleh karena itu ide dan pendapat setiap orang akan berpengaruh dalam setiap langkahnya. 

Bekerja dengan seseorang yang tidak menunjukkan minat pada proyek dapat membuat frustasi. Ini adalah masalah umum bagi perusahaan-perusahaan besar yang melibatkan pemangku kepentingan berprofil tinggi. Tantangannya adalah para pemangku kepentingan seringkali tidak mempunyai cukup waktu untuk menghadiri pertemuan. 

Pertama, Anda harus mengetahui penyebab disengagement. Mungkin karena kurangnya minat karena kecilnya manfaat yang diperoleh dari proyek tersebut. Atau, pemangku kepentingan telah menerima sebuah proyek dan akan sangat sulit untuk mendapatkan lebih banyak proyek. Kurangnya keahlian juga membuat para pemangku kepentingan merasa tidak nyaman untuk terlibat dan mungkin hanya menyebabkan konflik yang lebih besar. 

Solusi terbaik adalah menjelaskan proyek itu sendiri kepada pemangku kepentingan. Undang mereka ke pertemuan terjadwal dan jangan lalai membuat rencana. Meskipun peran pemangku kepentingan tidak besar, namun kehadirannya dalam setiap pertemuan sangatlah penting. Ketahui persyaratannya saat membuat janji dan ketahui juga keahlian spesifiknya. Berkomunikasi secara lembut dengan pemangku kepentingan untuk membangun kepercayaan dan komitmen. 

3. Kurangnya Sumber Daya 

Waktu dan uang hanyalah dua faktor penting yang perlu dipertimbangkan dalam menyelesaikan sebuah proyek. Dibutuhkan banyak sumber daya untuk meningkatkan efisiensi di setiap fase proyek. Akan lebih sulit untuk memvisualisasikan jalur kritis tanpa alat dan juga tenaga kerja yang tepat. 

Menghadapi banyak proyek dengan sedikit sumber daya dapat merepotkan dan membuang-buang waktu. Oleh karena itu, berinvestasi pada berbagai alat dan tenaga kerja sangat penting sejak awal untuk mencegah tugas yang berlebihan. 

4. Pengambilan Keputusan yang Cacat

Melacak kemajuan sangat tidak mungkin dilakukan tanpa pelaporan yang tepat. Manajer proyek wajib menyampaikan laporan secara real-time kepada seluruh orang yang terlibat dalam proyek. Transparansi informasi harus dilakukan untuk menghindari kesalahpahaman dan pengambilan keputusan yang salah. 

Merumuskan database adalah salah satu solusi terbaik untuk mengkomunikasikan kondisi proyek saat ini kepada tim. Itu harus dapat diakses dan lengkap untuk dengan mudah membuat keputusan yang paling sesuai. Selain itu, penting untuk memeriksa kemajuan proyek dari waktu ke waktu.

Basis data juga memberikan manajer proyek kendali penuh atas penugasan. Oleh karena itu, lebih mudah untuk mengelola proyek dengan visibilitas penuh yang juga menguntungkan pengambilan keputusan. 

5. Menghadapi Beberapa Resiko 

Risiko bukanlah hal baru dalam menjalankan suatu organisasi. Akan selalu ada risiko di sepanjang jalan dan hal ini tidak mengherankan sama sekali. 

Perencanaan akan selalu menjadi awal yang baik dalam menciptakan sebuah proyek. Namun, beberapa organisasi terjebak dalam tahap persiapan dan takut menghadapi potensi risiko. Respons seperti ini dapat menimbulkan lebih banyak masalah di masa depan jika Anda tidak melakukan apa pun. 

Cobalah untuk melaksanakan rencana manajemen risiko pada tahap awal proyek. Ini akan menghemat waktu, tenaga, dan uang dalam jangka panjang, serta menjamin masa depan yang baik bagi perusahaan Anda. Hal ini dapat diandalkan dalam menyebutkan kemungkinan risiko dan dalam memberikan rencana tindakan untuk memitigasi masalah tertentu. 

Jangan khawatir karena ada badan profesional yang dapat membantu Anda menghilangkan risiko. Ini berlaku untuk segala jenis risiko, sehingga organisasi Anda harus tetap utuh saat mengerjakan proyek yang diperlukan. 

10 Tantangan Manajemen Proyek Lainnya dan Cara Mengatasinya

Menurut laporan yang diterbitkan di Harvard Business Review, satu dari setiap enam proyek memerlukan biaya lebih dari 200 persen dari harga yang dianggarkan, dan sekitar 70% proyek TI tertunda. Manajer proyek Mereka bertanggung jawab untuk mencegah hal ini, namun mereka menghadapi banyak rintangan dalam melakukan hal tersebut.

10 Tantangan Manajemen Proyek Lainnya dan Cara Mengatasinya
Apa Itu Manajer Proyek

Kami telah menyusun daftar sembilan kesulitan manajemen proyek yang paling umum, serta saran tentang cara mengatasinya ketika masalah tersebut muncul.

  1. Lingkup merayap
  2. Kurang komunikasi
  3. Kurangnya tujuan dan kriteria keberhasilan yang jelas
  4. Masalah penganggaran
  5. Keterampilan anggota tim yang tidak memadai
  6. Manajemen risiko yang tidak memadai
  7. Kurangnya akuntabilitas
  8. Terbatasnya keterlibatan pemangku kepentingan
  9. Tenggat waktu yang tidak realistis

Final Thoughts

Memang benar, manajemen proyek penuh dengan tantangan yang menuntut waktu dan usaha Anda untuk mengatasinya. Salah satu masalah utama ketika mengerjakan proyek besar adalah kurangnya sumber daya, pengetahuan, dan pemahaman dalam organisasi. Masalah tersebut dapat dihindari melalui komunikasi yang lebih baik antar tenaga kerja, dan juga dengan alat yang tepat untuk membantu, misalnya perangkat lunak manajemen proyek untuk tim

Ditulis oleh Ashok Kumar
CEO, Pendiri, Kepala Pemasaran di Make An App Like. Saya Penulis di OutlookIndia.com, KhaleejTimes, DeccanHerald. Hubungi saya untuk mempublikasikan konten Anda. Profil
Menanamkan Teknologi Cerdas

Ekspansi Cloud Oracle

Ashok Kumar in Pembaruan Tek
  ·   2 min baca

Tinggalkan Balasan

Translate »