Tiga Tren yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memperbarui Sistem Bisnis Anda di Tahun 2023

Beberapa tahun terakhir telah memaksa sebagian besar bisnis untuk meninggalkan banyak sistem dan proses teknologi warisan yang pernah menjadi dasar operasi mereka. Pertumbuhan cloud, terjun ke kehidupan bekerja dari mana saja, dan lainnya pergeseran global telah membuat bisnis yang berpikiran maju dan berfokus pada pertumbuhan tidak mungkin lagi mengandalkan teknologi dan proses yang sudah ketinggalan zaman. Namun banyak organisasi yang menerapkan solusi baru secara sedikit demi sedikit – berfokus pada teknologi yang semakin populer tanpa benar-benar mempertimbangkan dampak jangka panjangnya terhadap lingkungan.

Namun ada tiga tren yang mempunyai dampak positif yang nyata dan nyata terhadap semua jenis bisnis. Jika ada tren yang perlu dipertimbangkan untuk ditingkatkan pada tahun 2023 ketika meningkatkan sistem bisnis Anda, ketiga hal ini harus menjadi prioritas utama: cloud, otomatisasi, dan manajemen dokumen. Baca terus untuk mengetahui secara mendalam apa yang dibawa oleh tren ini ke organisasi dari semua ukuran dan industri — dan bagaimana perusahaan Anda juga dapat memperoleh manfaat dari tren tersebut.

Tren yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memperbarui Sistem Bisnis Anda di tahun 2023

Tren 1: Awan

Cloud sudah melampaui tren di awal tahun 2010-an dan memberikan banyak manfaat bagi bisnis. Ini memiliki dua bentuk: komputasi awan dan komunikasi awan. Pertimbangkan untuk merangkul keduanya pada tahun 2023.

Saat ini, bisnis Anda kemungkinan besar menggunakan versi komputasi awan — meskipun itu sesuatu yang sederhana seperti Google Dokumen — namun solusi komputasi awan jauh melampaui Google Drive Anda. Anda dapat memanfaatkan alat komputasi awan untuk:

• Penagihan dan monetisasi
• Pertunangan Komunitas
• Storage
• Produktifitas
• Membangun dan menyebarkan aplikasi
• Meningkatkan keamanan
• Mengelola infrastruktur jaringan Anda
• Dan lain-lain

Saat mempertimbangkan komputasi awan, perhatikan tiga cara penyampaian layanan awan: melalui solusi publik, swasta, atau hibrid. Cloud publik mudah diakses dan lebih murah dibandingkan cloud pribadi, namun beberapa bisnis memilih cloud pribadi untuk tujuan keamanan. Bekerja samalah dengan penasihat teknologi Anda atau pihak ketiga yang berpengetahuan untuk memilih cloud yang tepat untuk kebutuhan organisasi Anda.

Anda mungkin juga menggunakan bentuk komunikasi cloud untuk menjaga karyawan tetap terhubung di era bekerja dari mana saja, namun Anda mungkin ingin menggabungkan solusi yang tersebar pada tahun 2023 atau memilih solusi komunikasi cloud yang lebih tangguh. Alat komunikasi cloud yang efektif saat ini memungkinkan Anda menggunakan perpesanan, panggilan telepon, konferensi video, dan berbagi layar secara internal dan eksternal.

Cloud menawarkan berbagai manfaat bagi bisnis Anda, beberapa di antaranya meliputi:

• Penghematan biaya. Berbeda dengan solusi berbasis perangkat keras atau solusi lokal, cloud tidak memerlukan biaya peralatan dimuka yang besar. Solusi Anda akan dapat diakses dalam format bayar sesuai penggunaan, sehingga pengeluaran bulanan Anda lebih dapat diprediksi. Anda juga hanya perlu membayar jumlah kursi — atau pengguna — yang menggunakan solusi ini, sehingga Anda memiliki lebih banyak fleksibilitas jika perlu meningkatkan atau menurunkan skala.
  
• Kemampuan bekerja dari mana saja. Agar tetap kompetitif, bisnis Anda harus tetap menarik bagi para talenta, dan di sinilah menawarkan solusi cloud yang kuat dapat membantu. Karyawan mencari fleksibilitas dalam hal tempat mereka bekerja dan menginginkan teknologi canggih untuk membantu mereka melakukan pekerjaan mereka. Cloud menawarkan keduanya.

• Keamanan. Bertentangan dengan kepercayaan lama, cloud cukup aman. Penyedia cloud secara rutin memperbarui solusi mereka, sehingga Anda tidak perlu khawatir menggunakan perangkat lunak usang yang membahayakan bisnis Anda.

• Pemenuhan. Banyak penyedia cloud menawarkan kemampuan kepatuhan bawaan dalam solusi mereka, sehingga tidak peduli apakah industri Anda adalah keuangan atau layanan kesehatan, alur kerja dan data Anda tetap mematuhi kepatuhan di cloud.

Tren 2: Otomatisasi

Konsep otomasi cenderung memberikan dampak beragam pada karyawan: mereka senang dengan kemungkinan yang ada atau takut hal itu akan menggantikan mereka. Yang terakhir ini bukanlah tujuan saat memperkenalkan otomatisasi ke lingkungan Anda. Sebaliknya, otomatisasi kini semakin tersedia dan terjalin dalam teknologi bisnis untuk memperkuat tim yang ada, meringankan mereka dari tugas-tugas yang berulang, dan membantu mereka mengarahkan tenaga kerja mereka ke arah pekerjaan yang lebih inovatif dan strategis. 

Otomatisasi dalam solusi bisnis hadir dalam berbagai bentuk. Pada intinya, ini dimaksudkan untuk memperkenalkan sistem yang menyelesaikan pekerjaan berulang sehingga manusia bisa mendapatkan waktu kembali. Berikut adalah beberapa contoh otomatisasi:

• Chatbot. Sebagian besar layanan pelanggan dapat diotomatisasi, dan chatbots adalah contoh bagus tentang bagaimana otomatisasi dapat membantu perwakilan layanan pelanggan Anda mengabdikan diri pada pekerjaan yang lebih bernilai. Chatbots dapat menangani pertanyaan dasar layanan pelanggan dan memberi pelanggan opsi bantuan mandiri, sehingga pertanyaan dan masalah layanan yang lebih menantang adalah satu-satunya permintaan yang dapat disampaikan kepada manusia. Dengan tingkat otomatisasi ini, pekerja manusia dapat menggunakan keterampilan unik mereka seperti intuisi dan empati untuk mengatasi masalah layanan pelanggan yang lebih rumit — dan biarkan otomatisasi melakukan sisanya.

• Pemasaran. Banyak inisiatif pemasaran dapat diserahkan ke otomatisasi — salah satunya pemasaran email. Anda tidak lagi memerlukan manusia untuk mengirimkan email secara manual ke daftar kontak Anda atau ingat untuk menindaklanjuti pesan kampanye pemeliharaan. Otomatisasi pemasaran email dapat menjalankan kampanye untuk Anda, dan Anda dapat menetapkan aturan untuk memastikan teknologi mengarahkan kontak Anda melalui urutan yang sesuai — membawa mereka ke saluran yang tepat.

• Operasi penjualan. Tugas penjualan yang dapat diserahkan ke solusi otomatisasi berkaitan erat dengan upaya pemasaran. Tenaga penjualan Anda kemungkinan besar tidak menjadi tenaga penjualan karena mereka senang membuat kontrak dan melakukan entri data. Otomatisasi dapat menangani banyak hal dalam penjualan, termasuk menangkap informasi prospek dan memasukkannya ke dalam bisnis Anda pengelolaan hubungan pelanggan (CRM), menyinkronkan data Anda dengan berbagai alat, menunjukkan kepada staf penjualan langkah selanjutnya yang harus diambil, menjadwalkan rapat, dan banyak lagi.

• Kebutuhan gaji dan sumber daya manusia (SDM) lainnya. Sebagian besar bagian SDM dapat diotomatisasi, sehingga mengurangi waktu yang dihabiskan karyawan Anda untuk mengerjakan tugas-tugas yang membosankan dan menghilangkan hambatan dalam dokumen dan kesalahan yang memerlukan penelusuran kembali untuk memperbaikinya. Pemrosesan lembar waktu dan penggajian hanyalah dua contoh di mana otomatisasi dapat menghasilkan efisiensi sehingga pekerjaan berulang seperti pencatatan dapat dilakukan oleh perangkat lunak, bukan manusia.

• Akuisisi bakat. Berbicara tentang SDM, perekrutan dapat memperoleh manfaat besar dari otomatisasi. Anda dapat mengotomatiskan proses rujukan karyawan Anda sehingga kandidat yang dirujuk oleh karyawan dapat diproses secara otomatis melalui teknologi seperti chatbots, yang kemudian mentransfer data rujukan ke perekrut dan manajer perekrutan. Anda juga dapat menggunakan otomatisasi untuk menyederhanakan penyaringan resume dan membiarkan teknologi meninjau kandidat berdasarkan kriteria yang Anda tetapkan. 

Secara keseluruhan, otomatisasi dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi di berbagai tingkatan. Selain itu, teknologi tidak memerlukan hari sakit atau liburan, sehingga lebih banyak pekerjaan dapat diselesaikan lebih cepat — sepanjang tahun.

Tren 3: Manajemen Dokumen

Lewatlah sudah zaman proses manual berbasis kertas. Bisnis yang masih menggunakan kertas berisiko mengalami ketidakpatuhan, masalah keamanan, inefisiensi, hambatan operasional, dan masalah layanan pelanggan. Di era transformasi digital saat ini, dokumen Anda harus menjadi hal pertama yang berpindah ke solusi perangkat lunak.

Penting untuk diingat bahwa, meskipun bisnis Anda tidak menggunakan kertas, banyak praktik dokumen digital juga dapat menyebabkan inefisiensi yang signifikan. Pertimbangkan bagaimana informasi elektronik yang disimpan di komputer pengguna individu tetap tidak dapat diakses oleh orang lain. Praktik penyimpanan data secara lokal membuat informasi tetap tertutup dan terfragmentasi di seluruh bisnis Anda. Hal ini dapat mengakibatkan skenario “pengetahuan kesukuan” yang berisiko di mana karyawan adalah satu-satunya yang memiliki akses terhadap informasi tertentu – mencegah ide menyebar dan menimbulkan masalah keamanan jika karyawan tersebut keluar.

A solusi manajemen dokumen sangat membantu dalam berbagai tingkatan:

• Keamanan dan kepatuhan. Manajemen dokumen menyimpan file Anda dalam sistem lokal atau berbasis cloud — memungkinkan Anda membuat jalur audit yang jelas, menjaga integritas dokumen, mengarsipkan file dengan aman, dan melacak keberadaan dokumen. Dari sudut pandang kepatuhan, Anda perlu mempertahankan kontrol versi untuk melihat apa yang berubah dan siapa yang mengubahnya, yang merupakan kemampuan bawaan dalam sistem manajemen dokumen. Anda juga dapat memanfaatkan enkripsi data, opsi pemulihan bencana, dan redundansi sehingga file Anda tetap dapat diakses selama pemadaman listrik.

• Kolaborasi yang lebih baik. Meneruskan kertas ke berbagai meja atau mengirim file individual melalui email dari drive lokal tidak menciptakan lingkungan kolaboratif. Sistem manajemen dokumen memungkinkan Anda menyimpan file dalam satu portal — hanya dapat diakses oleh mereka yang memiliki izin yang tepat. Dengan sistem yang berfungsi sebagai pusat penyimpanan semua dokumen, berbagi dan berkolaborasi menjadi lebih mudah dari lokasi mana pun. Anda akan mempercepat alur kerja dan menghasilkan lebih banyak pekerjaan dalam jangka waktu yang lebih singkat. 

• Penghematan biaya. Dengan file Anda disimpan dan dapat diakses dari satu portal berbasis perangkat lunak, Anda tidak perlu lagi membayar lemari arsip, folder, kertas, tinta, prangko, atau ruang kantor untuk penyimpanan. Anda akan langsung memangkas biaya-biaya tinggi ini sekaligus meningkatkan jejak karbon Anda.
  
• Peningkatan pengalaman pelanggan. Saat pelanggan menghubungi bisnis Anda mengenai suatu masalah, tim layanan pelanggan Anda dapat dengan mudah dan instan mengakses dokumen yang terkait dengan kueri tersebut di sistem manajemen dokumen Anda. Tidak perlu lagi menunggu file ditarik atau ketidakpastian tentang lokasi dokumen tertentu. Anda dapat menandai file di sistem, sehingga file tersebut mudah diambil berdasarkan sejumlah kriteria pencarian.

• Karyawan yang lebih bahagia. Semua manfaat di atas bagi bisnis Anda meningkatkan kehidupan karyawan. Kehidupan kerja mereka menjadi lebih baik ketika pekerja tidak lagi harus menghadapi hambatan, kesalahan yang dapat dihindari, tugas yang berulang, atau tugas yang kikuk. proses berbasis kertas. Mereka akan dapat fokus pada pekerjaan bermakna yang berkontribusi terhadap bisnis dibandingkan memilah-milah file — membuang-buang waktu untuk mencari dokumen yang relevan.

Sedikit Lagi Tren Bisnis di Tahun 2023

1. Operasi Ramah Lingkungan yang Berkelanjutan
2. Konfigurasi Ulang Rantai Pasokan
3. Menyeimbangkan AI dengan Karyawan Manusia
4. Bisnis Dengan Tujuan
5. Pengalaman Karyawan yang Berubah

Tingkatkan Proses Bisnis Anda dengan Cara Cerdas pada tahun 2023

Meskipun ini hanyalah tiga dari sekian banyak teknologi bisnis yang berkembang dan bermanfaat yang tersedia saat ini, teknologi tersebut mewakili serangkaian proses yang dapat dipercepat dan ditingkatkan dengan perangkat lunak. Baik Anda ingin mengurangi jam kerja yang terbuang, meningkatkan layanan pelanggan, mencapai keamanan yang lebih baik, atau memberikan keseimbangan kerja/kehidupan yang lebih baik kepada karyawan, solusi ini dapat membantu. Ini lebih dari sekedar tren — ini adalah cara untuk mempersiapkan bisnis Anda menuju masa depan yang sukses dan kompetitif.