Apa Faktor yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Melakukan Outsourcing?

Keberhasilan strategi outsourcing TI bergantung pada upaya bersama dari beberapa divisi (hukum, SDM, operasi, dll.) untuk mencapai tujuan akhir yang jelas. Bisnis sering kali hanya peduli pada satu hal dalam strategi ini: menghemat uang sambil tetap memperoleh peralatan mutakhir. Meskipun demikian, kegagalan masih mungkin terjadi jika saran yang disajikan di atas diabaikan.

Anda dan tim Anda perlu memulai dengan menetapkan tujuan yang jelas untuk pekerjaan yang perlu dilakukan. Komunikasi yang jelas dan ringkas sangat penting untuk mencapai tujuan ketika melakukan outsourcing pekerjaan di luar negeri. Perusahaan bertanggung jawab atas hal-hal tertentu seperti memastikan bahwa kondisi, syarat, dan tugas dari setiap calon kemitraan dipahami dengan jelas oleh semua pihak yang terlibat.

Apa saja lima 7 strategi outsourcing?

Tidak mungkin memberi label pada pendekatan outsourcing sebagai baik atau buruk. Setiap bisnis harus mempertimbangkan beberapa faktor utama sebelum membuat komitmen outsourcing. Metodologi outsourcing TI yang disebutkan di atas memiliki tujuan yang berbeda tetapi memiliki kerangka kerja yang sama. Oleh karena itu, ada prosedur yang harus diikuti untuk hasil yang optimal.

1. Pastikan bahwa strategi outsourcing Anda dan tujuan menyeluruh perusahaan Anda selaras, dan batasi outsourcing pada aktivitas-aktivitas yang akan memiliki dampak terbesar pada kedua faktor ini.
2. Tetapkan kebutuhan Anda: Kembangkan kasus bisnis menarik yang menguraikan alasan mengapa perusahaan Anda harus melakukan outsourcing, serta cara melakukan hal tersebut akan membantu perusahaan mencapai tujuannya. Selain itu, Anda dan mitra outsourcing Anda harus membuat strategi untuk produk akhir yang dapat dicapai dan masuk akal.
3. Siapkan dokumen Anda: jika Anda ingin bekerja secara efektif dengan mitra outsourcing, Anda harus menyiapkan semua kriteria dan spesifikasi yang diperlukan bahkan sebelum Anda memulai proses pengembangan. 
4. Penting untuk memilih penyedia yang andal, seperti DataArt (https://www.dataart.com/) yang dapat menangani proyek dengan kompleksitas apa pun. Lihatlah reputasi online perusahaan dengan membaca ulasan yang ditulis oleh pelanggan sebelumnya. Yang terakhir, pastikan Anda tidak mengabaikan anggota staf Anda sendiri, dan libatkan manajemen yang lebih tinggi.
5. Evaluasi kebutuhan Anda dan pilih model keterlibatan outsourcing yang memenuhi kebutuhan tersebut. Pada dasarnya ada tiga cara di mana Anda dapat bekerja dengan bisnis outsourcing TI; Anda harus memeriksa semuanya. Jumlah uang yang ingin Anda keluarkan untuk proses pengembangan harus menjadi faktor utama dalam pemilihan Anda. Setelah Anda mengetahui berapa banyak uang yang harus Anda keluarkan, Anda dapat memilih model keterlibatan yang memungkinkan Anda menyelesaikan semua tugas yang diperlukan sambil tetap sesuai anggaran tim Anda.
6. Pastikan kontrak Anda mewakili tujuan strategis organisasi Anda dan kontrak tersebut menguraikan syarat dan ketentuan perjanjian dengan sangat jelas bagi Anda dan pemasok Anda. Perhatikan baik-baik bagian ini karena merupakan dasar hubungan hukum antara Anda dan pihak lain.
7. Ikuti kemajuannya untuk menjamin Anda menerima hasil yang dijanjikan. Transparansi dan pelaporan berkala mengenai status proyek sangatlah penting. Cara terbaik untuk tetap berada pada jalur dan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu adalah dengan memiliki indikator kinerja utama yang jelas.

Pertimbangan aspek-aspek di atas diperlukan agar perusahaan berhasil melakukan outsourcing penyediaan jasa eksternal.